Urenregistratie ZZP in Excel
Houd je uren per dag en per klant bij en zie direct hoe ver je bent met de 1.225 uur voor de zelfstandigenaftrek. Geen account, geen app. Gewoon een Excel-bestand dat je zeven jaar bewaart bij je administratie.
Wat zit erin
- Start. Je naam, het jaar, je uurtarief en het urencriterium. Meer instellen hoef je niet.
- Klanten. Tot 30 klanten of projecten, met een eigen uurtarief per klant als je dat wilt.
- Uren. Per dag: klant, omschrijving, aantal uren en of het directe (factureerbare) of indirecte uren zijn.
- Overzicht. Totaal per maand en per klant, factureerbare omzet, voortgang op het urencriterium, een prognose voor het hele jaar en een status: op koers of niet.
Werkt in Excel 2016 en nieuwer, en in Excel voor Mac. Formules zijn beveiligd, invoercellen zijn vrij.
Download de urenregistratie
Vul je e-mailadres in. Je krijgt de downloadlink direct hier op de pagina en ook per mail, zodat je het bestand later terugvindt.
Gelukt! Je bestand staat klaar.
Download het Excel-bestandWe hebben de link ook naar je gemaild. Bewaar het bestand bij je administratie.
In vier stappen een sluitende urenregistratie
1. Vul het tabblad Start in
Naam van je onderneming, het jaar en je standaard uurtarief. Het urencriterium staat al op 1.225 uur.
2. Zet je klanten neer
Op het tabblad Klanten voer je je klanten of projecten op. Die verschijnen daarna als keuzelijst bij je uren.
3. Schrijf elke werkdag je uren
Datum, klant, korte omschrijving, aantal uren. Kies Direct voor factureerbaar werk en Indirect voor administratie, acquisitie, studie en reistijd.
4. Kijk op het Overzicht
De tool rekent alles uit: totalen per maand en per klant, je voortgang op de 1.225 uur en een prognose of je het criterium dit jaar haalt.
Urencriterium en aftrekbedragen volgens de Belastingdienst, gecontroleerd in september 2026. Start je een eenmanszaak? Bekijk dan ook de Transitievergoeding Calculator en ons artikel over Prinsjesdag 2026: wat er in 2027 verandert voor zzp'ers.
Waarom 1.225 uur?
De zelfstandigenaftrek, de startersaftrek en de meewerkaftrek zijn alleen voor ondernemers die genoeg tijd in hun bedrijf steken. De wet legt die grens op 1.225 uur per kalenderjaar. Dat is gemiddeld zo'n 24 uur per week.
Het gaat om alle uren voor je onderneming, niet alleen om de uren die je factureert. Een offerte schrijven, je boekhouding bijwerken, een cursus voor je vak volgen en de reistijd naar een klant tellen allemaal mee. Daarom heeft deze tool een aparte kolom voor directe en indirecte uren. Zo zie je ook wat je onbetaalde uren je kosten.
Start je in de loop van het jaar? Dan geldt het criterium van 1.225 uur toch voor het hele kalenderjaar. De Belastingdienst rekent niet naar rato. Begin je in september, dan is de zelfstandigenaftrek voor dat jaar meestal niet haalbaar.
Let op: de zelfstandigenaftrek daalt in 2027 naar 900 euro en de startersaftrek naar 10 euro. Lees wat er verder verandert in ons artikel over Prinsjesdag 2026.
Wat de Belastingdienst wil zien
Een urenregistratie die je achteraf uit je hoofd invult, houdt bij een controle geen stand. Rechters hebben dat vaker geoordeeld: de registratie moet bijgehouden zijn op het moment zelf en controleerbaar zijn. Een schatting per week of een rond getal per maand is niet genoeg.
Wat wel werkt: per dag noteren wat je deed, voor wie en hoe lang. Zet bij indirecte uren een korte omschrijving, bijvoorbeeld "offerte klant X" of "btw-aangifte Q3". Bewaar afspraken in je agenda, e-mails en facturen. Die ondersteunen je registratie.
Bewaar het bestand zeven jaar bij je administratie. Maak per jaar een nieuw bestand aan en bewaar het oude ongewijzigd.
Vragen over urenregistratie en het urencriterium
Waarom moet ik als zzp'er mijn uren bijhouden?
Voor de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek moet je aan het urencriterium voldoen: minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteden. De Belastingdienst mag bij een controle je urenadministratie opvragen. Kun je die niet laten zien, dan vervalt de aftrek.
Welke uren tellen mee voor het urencriterium?
Alle uren die je aan je onderneming besteedt. Dus niet alleen de uren die je factureert, maar ook administratie, acquisitie, offertes maken, je website bijhouden, reistijd en scholing voor je vak. Daarom heeft de tool een keuze tussen Direct en Indirect.
Ik heb ook een baan in loondienst. Geldt het urencriterium dan anders?
Ja. Na je eerste vijf jaar als ondernemer moet je meer dan de helft van je totale werktijd aan je onderneming besteden. In de eerste vijf jaar geldt die extra eis niet. De grens van 1.225 uur blijft in beide gevallen gelden.
Hoe lang moet ik mijn urenregistratie bewaren?
Zeven jaar. De urenregistratie hoort bij je administratie en daarvoor geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Bewaar per jaar een eigen bestand.
Is de zelfstandigenaftrek nog wel de moeite waard?
De zelfstandigenaftrek is in 2026 nog 1.200 euro en wordt in 2027 900 euro. Een sluitende urenregistratie is wel om een andere reden belangrijk: hij laat zien dat je echt onderneemt. Dat telt mee bij de vraag of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, en daarmee voor de mkb-winstvrijstelling van 12,7%.
Kan ik het bestand aanpassen?
Ja. De invoercellen zijn vrij, de formules zijn beveiligd zodat je ze niet per ongeluk overschrijft. Je kunt tot 30 klanten of projecten opvoeren en zoveel regels invoeren als je nodig hebt.
Staat jouw vraag er niet bij? Mail hem naar info@bewijsschrift.nl. Vragen die vaker terugkomen, voegen we toe aan deze lijst.